Een migratie, een verhuizing, een nieuwe Microsoft 365-omgeving of een complete vervanging. We maken een plan, voeren het van A tot Z uit en praten gaandeweg met je leveranciers.
Naast het dagelijks beheer zijn er klussen met een duidelijk begin en eind. Een nieuw kantoor, de overstap naar de cloud, een werkplekpark dat aan vervanging toe is, of een systeem dat uit moet omdat er geen updates meer voor komen.
Zo'n project begint lang niet altijd bij een bestaande omgeving. Net zo vaak gaat het om iets nieuws: een bedrijf dat start, een vestiging die erbij komt, een afdeling die zelfstandig verdergaat. Dan is er niets om vanaf te migreren en beginnen we bij de vraag hoe jullie werken.
Waar het meestal over gaat, is Microsoft 365 en de werkplek: mail, bestanden, rechten en de laptops waarmee mensen ermee werken. Daar hangt de rest omheen, van het netwerk tot de verbindingen en de beveiliging.
Projecten die we vaak doen
- Een nieuwe Microsoft 365-omgeving inrichten, of een bestaande opnieuw opbouwen
- Het complete werkplekpark vervangen of in één keer uitrollen
- Migratie van een oude server naar de cloud, of van de ene cloudomgeving naar de andere
- Verhuizing naar een nieuw pand, inclusief netwerk, telefonie en internet
- Vervanging van servers en netwerkapparatuur die niet meer meekomen
- Implementatie van nieuwe software of een nieuwe manier van werken
- Uitfasering van systemen die geen updates meer krijgen
- Overname van je IT-omgeving van een vorige leverancier
- Een complete omgeving vanaf nul, voor een nieuw bedrijf of een nieuwe vestiging
Van A tot Z, of alleen het stuk dat je nodig hebt
We kunnen een project van begin tot eind uit handen nemen: het uitzoekwerk, het ontwerp, de bestellingen, de planning, de uitvoering, de oplevering en het beheer erna. Voor de meeste MKB-bedrijven die ons bellen is dat precies de reden om ons erbij te halen: ze hebben zelf geen IT-afdeling die dit ernaast kan doen. Je hebt één partij die het overziet en één aanspreekpunt dat weet waar het project staat.
Maar dat hoeft niet altijd. Heb je zelf een IT-specialist, projectleider of leverancier die een deel van het werk oppakt? Dan sluiten wij aan waar onze kennis en ondersteuning het meeste waarde toevoegen. Niet meer en niet minder, want we geloven in oplossingen die passen bij wat je echt nodig hebt.
Omdat we samenwerken als onderdeel van jouw team, maken we vooraf heldere afspraken over verantwoordelijkheden en besluitvorming. Wil je nauw betrokken zijn bij elke keuze of liever alleen de hoofdlijnen bewaken? Beide zijn mogelijk. Het belangrijkste is dat we vooraf duidelijk afstemmen wat voor jou prettig werkt.
Wij bellen je leveranciers, jij niet
Bij een project zitten er bijna altijd andere partijen aan tafel. De leverancier van je boekhoudpakket of branchesoftware, je huidige IT-partij, een provider, een aannemer of een installateur. Dat schakelwerk is waar de meeste tijd in gaat zitten, en het is meestal het deel waar je zelf het minst aan hebt.
Dat nemen we over. Waar het kan nemen we het voortouw: wij bellen, wij stellen de technische vragen en wij regelen het onderling. Van technicus tot technicus gaat dat een stuk sneller dan wanneer jij het antwoord heen en weer moet vertalen tussen twee partijen die allebei aannemen dat de ander het regelt.
Je hoort van ons wat eruit komt, in gewone taal en met wat het voor de planning betekent. Wil je er zelf bij zitten of het contact liever zelf houden, bijvoorbeeld omdat er een contract of een relatie aan hangt, dan doen we het zo. Wij leveren je dan de vragen aan die gesteld moeten worden.
Hoe een project bij ons loopt
Inventarisatie of ontwerp. Bij een bestaande omgeving kijken we wat er nu staat en wat er straks moet staan. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar het is de stap die het vaakst wordt overgeslagen, en waar de tegenvallers vandaan komen. Software die niet meeverhuist, een verbinding met een levertijd van acht weken, een pakket dat alleen op de oude server draait. Begin je bij nul, dan draaien we het om: dan is de eerste vraag hoe jullie werken en waar je naartoe wilt, en ontwerpen we de omgeving daaromheen.
Plan en prijs. Je krijgt op papier wat er gebeurt, in welke volgorde, wat het kost en wat jouw mensen ervan merken. Ook wat er níet in zit, want daar ontstaat anders achteraf het gedoe over.
Uitvoering. Het werk dat impact heeft doen we 's avonds of in het weekend. Wat naast de dagelijkse gang van zaken kan, doen we overdag. Loopt er onderweg iets anders dan gepland, dan hoor je dat van ons op het moment zelf, niet bij de oplevering.
De eerste dagen erna. Na oplevering is er iemand van de helpdesk beschikbaar voor de vragen die dan komen. Bij een grotere overstap zijn we de eerste ochtend op locatie. We zitten in Rhoon, dus voor de meeste klanten kost dat ons geen halve dag reizen.
Overdracht naar beheer. Beheren we je omgeving al, dan gaat het project daar gewoon in mee en is er geen overdracht nodig. Doen we dat niet, dan leveren we het zo op dat jij of een andere partij er verder mee kan, inclusief documentatie en toegang.
Wat een project meestal laat uitlopen
Niet de techniek. Levertijden van verbindingen en apparatuur, en software van derden waarvan pas tijdens de uitvoering blijkt dat er een nieuwe versie of een nieuwe licentie voor nodig is.
Daarom bellen we in de eerste fase met de leveranciers van je belangrijkste software, voordat er een datum op de kalender staat. Een project dat een maand later begint maar in één weekend klaar is, is prettiger dan een dat meteen start en drie keer wordt uitgesteld.
Overstappen van een andere IT-leverancier
Een deel van onze projecten is een overname van een bestaande omgeving. Dat is meestal minder ingewikkeld dan mensen denken, en het lastigste deel is niet technisch.
Wij zorgen dat wachtwoorden, licenties, domeinnamen, certificaten en contracten daadwerkelijk op jouw naam komen te staan. Dat blijkt regelmatig niet zo te zijn. Een domeinnaam die op naam van de vorige leverancier staat is een probleem waar je pas achterkomt als je van ze af wilt. Het contact met die partij lopen wij, zodat jij niet tussen twee leveranciers in komt te staan.
Daarna brengen we de omgeving naar één standaard, zodat het beheer daarna eenvoudig is. Wat we onderweg tegenkomen, hoor je van ons, ook als het ongemakkelijk is.
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van de omvang, en dat weten we pas na de inventarisatie of het ontwerp. Die stap zelf is beperkt van omvang en levert je een concreet plan met een prijs op, ook als je daarna besluit het niet met ons te doen.
Ja, en dat doen we vaker dan mensen denken. Een nieuw bedrijf, een nieuwe vestiging of een afdeling die zelfstandig verdergaat: dan is er niets om vanaf te migreren en beginnen we bij de vraag hoe jullie werken. Daar bouwen we de omgeving omheen, meestal rond Microsoft 365 en de werkplekken, met het netwerk en de verbindingen eronder.
Ja, en meestal nemen we daar het voortouw in. Wij bellen de leverancier van je boekhoudpakket, je branchesoftware of je machines en regelen de technische kant onderling. Dat gaat sneller dan wanneer jij het bericht heen en weer moet vertalen. Wil je zelf aan tafel blijven zitten, dan doen we het andersom en leveren we jou de vragen aan.
Bij een goed voorbereide migratie: dat ze maandagochtend opnieuw moeten inloggen en dat een paar dingen op een andere plek staan. Daar sturen we vooraf uitleg over rond, en de eerste dag is er iemand bereikbaar voor de vragen.
Ja. Dat doen we regelmatig. We leveren het dan zo op dat een andere partij het kan overnemen, inclusief documentatie en toegang. We vinden het prettiger als je daarna bij ons blijft, maar we bouwen geen afhankelijkheid in om dat af te dwingen.